Como trabalhar remotamente de forma colaborativa



Por trabalhar como consultor de comunicação sem "respeitar" diferenças geográficas, utilizo diversos recursos no meu fluxo de trabalho, sejam apps, softwares de computador ou ferramentas que funcionam diretamente do navegador.

Se você está interessante em trabalho remoto, o Webdesign Depot  produziu um guia sobre como trabalhar à distância colaborativamente. Mostro algumas das ideias abaixo, bem como complemento com práticas minhas.

Comunicação


O primeiro passo é construir a confiança mútua. Reuniões via Skype, Google Hangout ou telefone podem ser úteis. Para encontrar um horário propício para todos se reunirem, o Google Agenda tem um ótimo recurso (vídeo abaixo).




Seja acessível. Responda prontamente e-mails (Facebook MessengerTelegramo super seguro Signal ou outro comunicador da sua preferência) e fique disponível no horário comercial. Tentaria evitar o WhatsApp, posto que ele fica "preso" a um único aparelho (e sua versão espelho na web). Soluções multiplataforma, que permitem realizar a tarefa a partir de várias estações de trabalho, são mais interessantes.

Guarde todas as mensagens trocadas (vai por mim, garante sua segurança). Se possível, peça automaticamente a confirmação de e-mail (já me evitou bastante confusão, no estilo "não recebi tal e-mail", "não foi o que combinamos" etc.). Caso não receba resposta, envie novamente. Se notar que a comunicação está truncada, ligue.

Se optar pelo vídeo, não esquecer de se vestir apropriadamente, bem como estar num local que lembre uma atuação profissional (mesmo que seja na sua residência). Outra tática é envolver o cliente no processo, para que ele se sinta ouvido, colaborando no trabalho.

Proposta


Depois da prospecção, não inicie logo as atividades. Não esqueça de ter um contrato assinado, com texto claro, que diga quais são as obrigações e responsabilidades de cada parte. Você tem de estipular o número de revisões do cliente. Do contrário, pode estar dando boas vindas ao retrabalho, estouro de orçamento, prazos dilatados etc.

É necessário também estipular os prazos do projeto (e das etapas). Não apenas seus, mas também dos clientes (aprovação, envio de materiais etc.) Se houver atraso, muitos contratantes esquecem que demoraram a remeter o que foi acordado, mas lembram-se de cobrar o material final. Por isso, deixe claro que a protelação da entrega pode refletir em mais custos.

O trato inicial é importante, mas não fique refém dele. Seja criativo. Busque soluções alternativas. Muitas vezes, o cliente pode prometer, mas não cumprir (envio de imagens, informações etc.) Procure alternativas na internet, por exemplo. Ganhará pontos. Outro detalhe importante é não atrelar sua atividade a outra demanda (exemplo: você fez os textos, mas outro profissional ficou responsável pelo design). Pagamentos e prazos devem ser distintos, a não ser que tenha sido contratado para liderar todo o projeto.

Gestão do projeto


Há ferramentas digitais que facilitam bastante o gerenciamento de projetos. Apps como Trello e Asana são os meus preferidos, por organizarem o fluxo de trabalho em cartões, no estilo kanban.

Ao invés de criar arquivos (textos, planilhas etc.) no computador, opte por suíte de aplicativos online (Google Docs e Office Online) e discos virtuais (Google DriveBoxOneDrive e Dropbox). Para anotações, há os ótimos e recém-lançados Bear Dropbox Paper e os tradicionais EvernoteOnenote e Google Keep Se quer uma ferramenta menos rebuscada, Simplenote.

(Cuidado ao receber arquivos via comunicadores. Ainda mais se trabalha com material gráfico. A praticidade e a rapidez da comunicação tem um preço: fotos, por exemplo, têm sua resolução diminuída. Recomendo hospedar na nuvem, nos discos rígidos virtuais citados anteriormente)

Como o contato será feito de forma virtual, tome cuidado com a comunicação. Evite ser direto demais, bem como não inunde o cliente com mensagens repetitivas. Eu utilizo relatórios (semanais ou quinzenais) que lembram o andamento das atividades. Deixo claro o que já foi feito e, no caso de aprovação, informo que estou partindo para outra etapa. Ser pró-ativo é melhor do que ser cobrado. Ademais, esse cuidado permite que você se organize melhor.

Quando o trabalho envolve vários fornecedores, adotar uma plataforma mais robusta de comunicação, como o app Slack, pode ser a solução para evitar a troca insana de documentos por e-mail. Se a diferença de fuso horário é grande entre a equipe, Timezone é uma ótima forma de sincronizar todo mundo.


Disciplina


Trabalhar sozinho pode ser um convite para a procrastinação. Para contornar a distração, EscapeRescueTime e Forest são bons recursos. Se quer monitorar seu tempo de trabalho, ainda mais se cobra por hora, utilize ferramentas como TogglHours Time TrackingPaydirt e Timely.

Seja cético mesmo quando os clientes prometem utilizar esses recursos. Muitos aderem no início e vão abandonando com o tempo. Na prática, a maioria deles optará por e-mail ou Whatsapp mesmo, ferramentas já inseridas no dia a dia.

O mais importante é você controlar o andamento do projeto. A maioria dos clientes está envolvida em outras atividades, até porque muitas das demandas solicitadas não fazem parte do seu core business. Por isso, se ele está terceirizando determinada atividade, é melhor também que você assuma as rédeas do projeto.

Esse texto passa por constante atualização. Teria alguma dica? Compartilhe nos comentários.

Veja também
50 aplicativos para freelancers

Imagem via Flickr de DarthNick

A força do trabalho distribuído




Matt Mullenweg, presidente-executivo da Auttomatic, companhia que controla a plataforma para conteúdo digital WordPress, explica como sua empresa adota um sistema de trabalho totalmente distribuído. 

Uma vez por ano, porém, todos os funcionários se reúnem no mesmo local. Segundo Mullenweg, essa aproximação é fundamental para incentivar a empatia entre os integrantes da Auttomatic.

O manifesto das publicações segmentadas

 

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Trabalhe de qualquer lugar

Grupo no Facebook reúne profissionais que trabalham à distância

Home office. Trabalho remoto. Teletrabalho. Nomadismo digital. Múltiplos, os termos representam uma tendência cada vez mais comum, o ato de trabalhar sem bater ponto na sede da empresa. Se faz parte dessa turma ou tem interesse nesse formato, se cadastre nesse grupo do Facebook.




Hoje, a tecnologia permite que você trabalhe de qualquer lugar. Essa já é uma realidade para muitos profissionais. Outros estão interessados em aliar a rotina de suas atividades profissionais às necessidades da vida doméstica.
O mundo corporativo também é mais receptivo. Não apenas aos locais alternativos, mas também a novas práticas. Há profissionais que rendem mais fora do horário comercial. Conheço muitos designers e escritores, por exemplo, que preferem trabalhar à noite, entrando na madrugada.


Foto: Ryan Morse

Desafios

É importante saber se essa metodologia atende ao seu perfil. Há quem prefira a segurança de uma carteira assinada, e muitas vezes trabalhar remotamente significa ser autônomo. Por isso, confira como a nova legislação trabalhista compreende o nomadismo digital.
Outros tendem a achar o home office muito solitário, preferindo a troca de experiências do escritório. Por isso, algumas empresas têm como opção um formato misto. O expediente na sede é intercalado com períodos em que o funcionário leva suas atividades para casa.
Outro ponto importante é a dinâmica com o cliente. Alguns acreditam que, estar “em casa” é permanecer constantemente disponível. Ou seja, julgam que podem lhe acionar fora do horário comercial.

Update

Esse ebook gratuito oferece uma porta de entrada para o assunto. Trata-se de um guia essencial para os profissionais nômades, com dicas de equipamentos, aplicativos e serviços online que podem lhe auxiliar. Em inglês. Se você tem dificuldade em colaborar com pessoas que não estão no mesmo ambiente, confira essas dicas para desenvolver trabalho em equipe. Também em inglês. Esse outro site reuniu ferramentas que divulgam oportunidades de trabalho remoto.
Para se manter atualizado, sempre bom acompanhar o site Lifehacker (a seção How I Work é uma ótima oportunidade para conhecer experiências) e conferir as dicas de Francesco D’Alessio. Como a lista que ele fez com os principais apps desse segmento.

O próprio fundador do Airbnb, Joe Gebbia, disse em uma palestra do TED que a grande sacada da empresa foi ter conseguido criar um ambiente de confiança entre os usuários, algo difícil já que crescemos ouvindo que não devemos confiar em estranhos. Mas o que eu acho mais bacana é que, além de ganhar ou economizar dinheiro, existe um senso de comunidade no site. Muitos hóspedes são recebidos como amigos pelos anfitriões e até mantêm contato depois da experiência. A maioria das pessoas está interessada em tornar o aluguel mais humano. Eu gostava de deixar um açaí no congelador para os meus hóspedes gringos e um bilhete de agradecimento quando eu sou a hóspede mundo afora.
[…] Além do Airbnb, chegaram no Brasil empresas como a PethHub que você pode deixar seu cachorro com alguém enquanto viaja, a BlaBlaCar que conecta pessoas para dividirem carona entre cidades e até o UberX pool
— Como ganhar dinheiro por confiar nas pessoas

As melhores formas de fazer propaganda no Twitter

 

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Trabalhar com um público segmentado. Textos curtos, de até 100 caracteres. Usar frases que sugerem ação, como “solicite mais informações” ou “solicite uma amostra”. Imagens e vídeos também funcionam. Mais dicas aqui.

A volta da Nokia

Nosso principal trunfo, além da qualidade do hardware, é o Android puro. Fazemos questão de oferecer a interface mais limpa possível, e a melhor experiência Android. Teremos updates de segurança mensais e faremos o upgrade do sistema automaticamente: assim que a Google lançar uma nova versão, ela chegará aos nossos aparelhos.
- Arto Nummela, CEO da HMD Global, empresa que detém os direitos da marca Nokia para celulares, explica a estratégia de retorno da célebre marca de tecnologia móvel. Em entrevista a Cora Rónai, o executivo revela que os novos aparelhos também serão lançados no Brasil.



No geral, os celulares (Nokia 6, Nokia 5 e Nokia 3; acima) foram bem-recebidos. Resta saber se as novas lentes de câmera trarão um resultado similar ao da Carl Zeiss, tecnologia que acompanhava os antigos modelos topo de linha da empresa.

Como sincronizar o Windows 10 com celulares Android

A atualização de aniversário do Windows 10 traz boas novidades. Uma das mais interessantes é a integração com celulares. O processo é bem simples, como mostra o vídeo abaixo.




Para receber notificações no computador, você precisa baixar o app da assistente digital Cortana para o Android. No menu, selecione a opção “configurações”. Em seguida, “ sincronização de notificações”. Depois, é só escolher que aplicativos quer levar também para o PC.

Quando disponível, será uma boa adição ao Windows. O app da Cortana ainda passa por testes e a atualização do Windows será liberada aos poucos. Caso não queira esperar pela nova versão do sistema operacional da Microsoft, ferramentas como o AirDroid já entregam essas funções. E vão além desses recursos apresentados no “Windows 10 — edição de aniversário”.

Como furar a fila e instalar o Windows 10 agora

Os mais afoitos podem baixar e instalar o Windows 10 sem entrar na fila. A partir de arquivo ISO, você garante uma instalação limpa do sistema operacional. O procedimento é simples. Faça o download do programa Microsoft’s Media Creation Tool. Após a instalação, clique em Atualize este computador agora e depois em Avançar. A partir daí, o esquema entra em piloto automático. Se tudo estiver funcionando corretamente, o computador irá reiniciar e executar o upgrade.

Esse procedimento é apenas um atalho. O Windows 10 foi lançado oficialmente hoje. Entretanto, nem todos têm acesso direto à nova versão do Windows. Há uma fila para realizar o upgrade. Quem participou do programa de testes já garantiu as primeiras vagas. Os demais devem esperar a notificação. Quando chegar sua vez, uma mensagem aparecerá no seu computador.

Vale lembrar que assegurar um becape dos seus arquivos antes de iniciar o processo é recomendável. Outros são ainda mais cautelosos. Apesar da boa acolhida que o sistema operacional vem recebendo (como apresenta o vídeo abaixo), você pode esperar mais um pouco e desviar dos inevitáveis bugs e incompatibilidades da estreia (o Windows Central listou os problemas mais comuns). Não há pressa. Terá um ano para fazer a instalação gratuitamente.

Assistente virtual (Cortana, a funcionalidade que mais entusiasma o CEO Satya Nadella), integração com Xbox 1, novo navegador (Edge)... São muitas as alterações. Mesmo o seu posicionamento foi alterado. Essa é a última versão do Windows como o conhecemos nos últimos 40 anos. A partir de agora ele é tratado pela Microsoft como serviço, não mais como produto.

Ao invés de entregar uma grande atualização através de um ciclo temporal prolongado (a cada 3-4 anos), você conviverá com novidades periodicamente. Segundo Gustavo Lang, diretor do Windows no Brasil, "A ideia é manter todas as máquinas rodando a versão mais atualizada do sistema operacional. Nós não vemos para o futuro o Windows 11, o 12..."


Jornalismo empreendedor

É cada vez mais comum empresas de comunicação optarem por não assinar a carteira de trabalho de seus funcionários e estabelecer vínculos com profissionais autônomos, que atuam como “pessoa jurídica”.

Se é para prestar serviços como uma empresa, porque não criar uma startup própria? Eis uma lista das melhores iniciativas jornalísticas da internet brasileira. Muitas delas comandadas por profissionais egressos das redações. Think Olga​, Papo de Homem​, ada.vc​ e o novíssimo Brio​ são alguns dos projetos lembrados.
"[...] o uso da internet móvel é muito diferente daquele ao qual estávamos acostumados, e que se resumia a uma única e longa sessão de navegação. Hoje o comportamento do consumidor pode ser mais bem descrito como uma sucessão de “micromomentos”, aquelas interações fragmentadas que acontecem ao longo do nosso dia — uma espiadinha na fila do banco, outra na sala de espera do consultório, ou no ônibus, no táxi, na sala de cinema enquanto o filme não começa... enfim, naqueles espaços antes em branco que aprendemos a preencher com os nossos gadgets. Nossos celulares nos acompanham por toda a parte, e olhamos para eles mais de 150 vezes por dia."
- Cora Ronai, em ótimo texto que traz inúmeros dados sobre a relação dos brasileiros com celulares.

Google Photos


Muito antecipado, o fim do Google+ como conhecemos vai sendo revelado aos poucos. A ideia é desmembrá-lo em diversos serviços. Hoje, seu recurso mais elogiado seguiu caminho próprio. Voltado para a organização, armazenamento e edição de imagens, os recursos do app impressionam. Por outro lado, ele não renega sua origem e renasce torto: atende pelo nome de Google Photos, mas também aceita vídeos.



Quando os registros são feitos a partir do celular, as imagens são jogadas na nuvem automaticamente. O Google Photos segue o exemplo do Flickr e oferece espaço ilimitado e gratuito. Ao observar as letras miúdas do contrato, você descobre que fotos e vídeos com alta resolução podem ocupar, no máximo, apenas 15gb de armazenamento.

Pagar pelo serviço que conserva a qualidade das fotos (US$ 10 por mês) não é obrigatório, mas para continuar usando o Google Photos gratuitamente os arquivos robustos terão a resolução reduzida para 16 megapíxeis. Os vídeos, 1080p.

Nesse caso, o próprio Flickr e serviços mais generalistas, como o Onedrive, são mais atraentes. Mesmo pagando: o Onedrive oferece planos bem generosos. Você pagará menos sem abdicar das utilidades do novo serviço. O badalado recurso de busca do Google Photos que identifica termos relacionados às imagens, por exemplo, também faz parte do Onedrive.

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Facebook, o entregador de jornais em tempo integral

 A partir dessa quarta (13/05), o site Poynter indica que o New York Times pode passar a entregar textos completos dentro do próprio Facebook. O recurso, intitulado “Instant Articles”, também deve ser utilizado por outras publicações, como BuzzFeed e National Geographic.
Hospedar conteúdo na rede social trará ganhos de audiência e de receita, já que boa parte do valor dos anúncios cai direto na conta das publicações. O convite partiu do Facebook, essa intranet que abocanha toda a internet.