Como trabalhar remotamente de forma colaborativa



Por trabalhar como consultor de comunicação sem "respeitar" diferenças geográficas, utilizo diversos recursos no meu fluxo de trabalho, sejam apps, softwares de computador ou ferramentas que funcionam diretamente do navegador.

Se você está interessante em trabalho remoto, o Webdesign Depot  produziu um guia sobre como trabalhar à distância colaborativamente. Mostro algumas das ideias abaixo, bem como complemento com práticas minhas.

Comunicação


O primeiro passo é construir a confiança mútua. Reuniões via Skype, Google Hangout ou telefone podem ser úteis. Para encontrar um horário propício para todos se reunirem, o Google Agenda tem um ótimo recurso (vídeo abaixo).




Seja acessível. Responda prontamente e-mails (Facebook MessengerTelegramo super seguro Signal ou outro comunicador da sua preferência) e fique disponível no horário comercial. Tentaria evitar o WhatsApp, posto que ele fica "preso" a um único aparelho (e sua versão espelho na web). Soluções multiplataforma, que permitem realizar a tarefa a partir de várias estações de trabalho, são mais interessantes.

Guarde todas as mensagens trocadas (vai por mim, garante sua segurança). Se possível, peça automaticamente a confirmação de e-mail (já me evitou bastante confusão, no estilo "não recebi tal e-mail", "não foi o que combinamos" etc.). Caso não receba resposta, envie novamente. Se notar que a comunicação está truncada, ligue.

Se optar pelo vídeo, não esquecer de se vestir apropriadamente, bem como estar num local que lembre uma atuação profissional (mesmo que seja na sua residência). Outra tática é envolver o cliente no processo, para que ele se sinta ouvido, colaborando no trabalho.

Proposta


Depois da prospecção, não inicie logo as atividades. Não esqueça de ter um contrato assinado, com texto claro, que diga quais são as obrigações e responsabilidades de cada parte. Você tem de estipular o número de revisões do cliente. Do contrário, pode estar dando boas vindas ao retrabalho, estouro de orçamento, prazos dilatados etc.

É necessário também estipular os prazos do projeto (e das etapas). Não apenas seus, mas também dos clientes (aprovação, envio de materiais etc.) Se houver atraso, muitos contratantes esquecem que demoraram a remeter o que foi acordado, mas lembram-se de cobrar o material final. Por isso, deixe claro que a protelação da entrega pode refletir em mais custos.

O trato inicial é importante, mas não fique refém dele. Seja criativo. Busque soluções alternativas. Muitas vezes, o cliente pode prometer, mas não cumprir (envio de imagens, informações etc.) Procure alternativas na internet, por exemplo. Ganhará pontos. Outro detalhe importante é não atrelar sua atividade a outra demanda (exemplo: você fez os textos, mas outro profissional ficou responsável pelo design). Pagamentos e prazos devem ser distintos, a não ser que tenha sido contratado para liderar todo o projeto.

Gestão do projeto


Há ferramentas digitais que facilitam bastante o gerenciamento de projetos. Apps como Trello e Asana são os meus preferidos, por organizarem o fluxo de trabalho em cartões, no estilo kanban.

Ao invés de criar arquivos (textos, planilhas etc.) no computador, opte por suíte de aplicativos online (Google Docs e Office Online) e discos virtuais (Google DriveBoxOneDrive e Dropbox). Para anotações, há os ótimos e recém-lançados Bear Dropbox Paper e os tradicionais EvernoteOnenote e Google Keep Se quer uma ferramenta menos rebuscada, Simplenote.

(Cuidado ao receber arquivos via comunicadores. Ainda mais se trabalha com material gráfico. A praticidade e a rapidez da comunicação tem um preço: fotos, por exemplo, têm sua resolução diminuída. Recomendo hospedar na nuvem, nos discos rígidos virtuais citados anteriormente)

Como o contato será feito de forma virtual, tome cuidado com a comunicação. Evite ser direto demais, bem como não inunde o cliente com mensagens repetitivas. Eu utilizo relatórios (semanais ou quinzenais) que lembram o andamento das atividades. Deixo claro o que já foi feito e, no caso de aprovação, informo que estou partindo para outra etapa. Ser pró-ativo é melhor do que ser cobrado. Ademais, esse cuidado permite que você se organize melhor.

Quando o trabalho envolve vários fornecedores, adotar uma plataforma mais robusta de comunicação, como o app Slack, pode ser a solução para evitar a troca insana de documentos por e-mail. Se a diferença de fuso horário é grande entre a equipe, Timezone é uma ótima forma de sincronizar todo mundo.


Disciplina


Trabalhar sozinho pode ser um convite para a procrastinação. Para contornar a distração, EscapeRescueTime e Forest são bons recursos. Se quer monitorar seu tempo de trabalho, ainda mais se cobra por hora, utilize ferramentas como TogglHours Time TrackingPaydirt e Timely.

Seja cético mesmo quando os clientes prometem utilizar esses recursos. Muitos aderem no início e vão abandonando com o tempo. Na prática, a maioria deles optará por e-mail ou Whatsapp mesmo, ferramentas já inseridas no dia a dia.

O mais importante é você controlar o andamento do projeto. A maioria dos clientes está envolvida em outras atividades, até porque muitas das demandas solicitadas não fazem parte do seu core business. Por isso, se ele está terceirizando determinada atividade, é melhor também que você assuma as rédeas do projeto.

Esse texto passa por constante atualização. Teria alguma dica? Compartilhe nos comentários.

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Imagem via Flickr de DarthNick